De definitie van payroll is: het uit handen geven van de verplichtingen van het werkgeverschap. Via een opdrachtovereenkomst neemt het payrollbedrijf de salarisadministratie én het juridisch werkgeverschap over van het bedrijf waar de medewerker zijn werkzaamheden uitvoert. De werknemer staat dus op de loonlijst van het payrollbedrijf en wordt tewerkgesteld bij het inlenende bedrijf.

 

Verschil tussen juridisch en functioneel werkgever

Het is belangrijk onderscheid te maken tussen het formele en het materiële werkgeverschap:

Formele werkgever

Het payrollbedrijf verzorgt de salarisadministratie en de loonuitbetaling aan de payrollmedewerker en draagt als juridisch werkgever (formele werkgeverschap) ook alle werkgeverslasten. Dit betekent dat het payrollbedrijf verantwoordelijk is voor alle wettelijke verplichtingen die het werkgeverschap met zich meedraagt. Het is dus ook verantwoordelijk voor het doorbetalen van loon bij ziekte, eventuele ontslagkosten en verzekeringen, bijvoorbeeld arbeidsongeschiktheid en pensioen.

Materiële werkgever

De inlener (opdrachtgever) is de functioneel werkgever (materiële werkgeverschap) omdat de payrollmedewerker daar zijn werkzaamheden uitvoert.

De inlener blijft ook verantwoordelijk het bepalen van de hoogte van het salaris en het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken. De payrollmedewerker heeft net als alle medewerkers een leidinggevende binnen het inlenende bedrijf. De inlener heeft dan ook dagelijks toezicht (gezag), wat bijvoorbeeld relevant is voor de Arbowet.

In de praktijk lijkt er dan ook op de werkvloer geen onderscheid tussen eigen medewerkers en payrollmedewerkers.

 

Payrollcontract

Het payrollbedrijf sluit een arbeidsovereenkomst met de werknemer (payrollcontract) en de werknemer is dus in loondienst van het payrollbedrijf. De payrollmedewerker ontvangt zijn salaris, vakantiegeld, loonstroken, jaaropgaven en dergelijke dus van het payrollbedrijf.


Verschil tussen payroll en uitzendbureau

Hét verschil tussen een payrollbedrijf en een uitzendbureau is de allocatiefunctie. Allocatie betekent in dit verband het (actief) bij elkaar brengen van vraag en aanbod op de arbeidsmarkt. Een uitzendbureau heeft wel een allocatiefunctie, een payrollbedrijf in principe niet. Oftewel, een uitzendbureau verzorgt de werving en selectie van uitzendkrachten voor haar opdrachtgevers (inlener), een payrollbedrijf niet. De payrollmedewerkers worden aangedragen door de opdrachtgever, die zelf de werving en selectie verzorgt.

Exclusieve terbeschikkingstelling

En er is een verschil tussen payroll en uitzenden waar het gaat om exclusiviteit; een payrollbedrijf mag niet zonder toestemming van de opdrachtgever (inlener) de payrollmedewerkers bij een ander bedrijf tewerkstellen (er geldt een ‘exclusieve terbeschikkingstelling van de arbeidskracht aan de opdrachtgever’). Een uitzendbureau mag dat wel.